Différentes techniques peuvent être employées pour réaliser une analyse des besoins en formation. Notez toutefois qu’il n’existe pas une technique de référence pour une situation donnée. Au contraire même, c’est en fonction de vos objectifs spécifiques que vous irez piocher dans une ou plusieurs méthodes d’analyse des besoins, afin qu’elles s’alignent le mieux avec vos attentes.
Parmi les méthodes d’analyse des besoins, vous retrouvez :
Les entretiens
Cette méthode, très utilisée, fournit des informations personnalisées par le biais de discussions individuelles ou de groupe. Elle met en évidence des manques ou des exigences particulières en matière de compétences et donne aux employés l’occasion d’exprimer directement leurs craintes, de faire part de leurs préoccupations ou encore d’évoquer leurs aspirations. Vous aurez ainsi une compréhension détaillée des besoins spécifiques d’un individu ou d’un groupe et la création de programmes adaptés en sera facilitée.
Les entretiens sont très utiles dans des contextes complexes où les besoins de formation ne sont pas du tout évidents ou sont multi-facettes, impliquant des compétences techniques avancées, ou des compétences interpersonnelles par exemple.
En utilisant cette méthode, vous vous donnez les moyens de renforcer l’engagement et la motivation des employés au regard du programme de formation. Ces entretiens peuvent aider à impliquer personnellement les employés dans le processus de développement des compétences, en leur donnant l’occasion de partager leurs objectifs personnels et professionnels et en leur ouvrant un espace de dialogue dédié.
L’examen du travail
Cette méthode consiste à étudier et analyser en détail les descriptions de poste (tâches, responsabilités, exigences) et les processus de travail, pour mettre en évidence les écarts entre les compétences actuelles des employés et celles nécessaires pour accomplir efficacement leur travail.
En mettant en lumière ces écarts, l’examen du travail aide à déterminer les besoins précis en formation et les secteurs de formation, pour améliorer les performances individuelles et, par extension, la productivité et l’efficacité globale de l’organisation.
Cette méthode est particulièrement utile pour cibler des formations spécifiques qui répondent directement aux exigences opérationnelles et aux objectifs stratégiques de l’entreprise.
Les évaluations
Ces évaluations consistent en des questionnaires structurés visant à mesurer les compétences, les connaissances et les performances actuelles des employés par rapport aux standards et objectifs définis de l’organisation. Elle utilise des outils et des techniques variés, tels que des tests de compétences, des questionnaires, des évaluations de la performance et les examens pratiques, afin de recueillir des données objectives sur les capacités des employés.
Cette approche permet d’identifier avec précision les lacunes en termes de compétences et de connaissances, en fournissant des données mesurables. Elle se révèle particulièrement efficace pour évaluer les compétences techniques et le savoir-faire propre à un poste.
De ce fait, elle facilite la conception de programmes de formation ciblés pour combler ces manques et améliorer la performance globale de l’entreprise. Elle est essentielle pour aligner les initiatives de développement professionnel sur les besoins stratégiques et opérationnels de l’organisation.
Les observations
Les observations se démarquent des précédentes techniques dans la mesure où cette approche directe consiste à observer directement les employés dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes, dans leur environnement de travail. Cela permet d’identifier de manière très concrète et en temps réel les compétences pratiques manquantes, les comportements inadaptés et les opportunités d’amélioration.
En scrutant les employés dans leur milieu de travail naturel, cette méthode offre une perspective très pragmatique sur comment les compétences et les connaissances sont effectivement mises en œuvre sur le terrain et sur les besoins réels en formation. Elle est particulièrement efficace pour capter les nuances subtiles d’efficacité ou de comportements, qui pourraient passer au travers d’autres méthodes d’analyse ou d’évaluation.
L’observation favorise ainsi la mise en place de programmes de formation ciblés, conçus pour répondre spécifiquement aux lacunes observées et améliorer les performances globales.
Les enquêtes/questionnaires
La méthode des questionnaires, dans l’analyse des besoins en formation, est une technique qui utilise des enquêtes écrites ou en ligne pour recueillir des informations sur les perceptions, les attentes et les préférences des employés en matière de développement professionnel.
Ces questionnaires peuvent couvrir un large éventail de sujets, allant des compétences spécifiques que les employés estiment devoir améliorer, aux formats de formation qu’ils préfèrent.
Cette méthode permet de collecter rapidement et efficacement des données auprès d’un grand nombre d’individus, facilitant l’identification des besoins de formation communs et des tendances dans les préférences d’apprentissage. Elle est particulièrement utile pour planifier des programmes de formation qui sont alignés avec les attentes des employés et les objectifs stratégiques de l’entreprise.
L’analyse concurrentielle
La méthode de l’analyse concurrentielle dans une analyse des besoins en formation est un processus qui consiste à examiner et comparer les stratégies de formation et les compétences développées au sein d’autres organisations, particulièrement celles qui opèrent dans le même secteur ou qui sont considérées comme des leaders dans leur domaine.
L’objectif est d’identifier les tendances, les meilleures pratiques et les normes sectorielles en matière de développement des compétences, afin de s’assurer que votre propre organisation reste compétitive et à la pointe de l’innovation.
En comprenant ce que font vos concurrents pour former leurs employés, vous pouvez découvrir des domaines de formation critiques que vous avez peut-être négligés, ajuster vos priorités de formation et adopter des approches éprouvées pour renforcer les compétences essentielles au sein de votre équipe. Cette méthode aide à définir une planification stratégique de la formation en mettant en lumière les compétences clés requises pour faire cranter votre entreprise vers le haut.
Découvrez une synthèse de ces techniques dans ce carrousel :
