Quelle que soit la méthode ou les méthodes que vous choisirez d’utiliser dans votre analyse, un certain nombre d’étapes sont nécessaires pour la mener à bien.
Découvrez ce déroulé pas à pas ci-dessous, pour vous en inspirer :
Étape #1 : Identification des objectifs stratégiques de votre entreprise
Cette étape est le socle sur lequel repose toute votre démarche d’analyse des besoins en formation. Avant même de définir quelles compétences doivent être développées ou améliorées au sein de votre équipe, vous devez au préalable comprendre où vous souhaitez vous diriger à moyen et long terme. Cette compréhension vous garantit que chaque action de formation envisagée est en parfaite adéquation avec la vision globale et les ambitions que vous poursuivez pour votre entreprise.
Prenons un exemple :
Une entreprise a pour stratégie et objectif d’étendre sa présence sur de nouveaux marchés internationaux dans les cinq années à venir. Les formations en langues étrangères et en compétences interculturelles pourraient constituer de fait des formations prioritaires.
Une fois vos objectifs stratégiques bien compris et définis, vous pourrez alors cartographier les compétences actuelles de l’organisation par rapport à celles requises pour atteindre ces objectifs, ce fameux “gap des compétences” qui oriente vos besoins en formation.
Au-delà d’identifier les manques, vous pourrez également identifier les opportunités de renforcement de compétences ou de développement de nouvelles compétences. Cette démarche proactive prépare ainsi l’organisation à ses futurs défis. Enfin, vous vous assurez que les investissements en formation sont judicieusement ciblés et sont en mesure de contribuer significativement à la croissance et au succès de votre entreprise à long terme.
Étape #2 : Identifier les compétences/comportements de l’employé pour attendre le résultat souhaité
À ce stade, il est crucial d’identifier les connaissances et compétences spécifiques qui sont directement liées aux objectifs de l’entreprise, définis dans l’étape précédente.
Voici un exemple de question qui pourrait être posé :
Quelle est l’importance de la capacité à résoudre des problèmes pour une performance optimale dans un poste de développeur logiciel ?
- Pas du tout importante
- Légèrement importante
- Moyennement importante
- Très importante
- Obligatoire
En complétant ce processus, vous pouvez également inclure des exemples concrets de comportements spécifiques. Par exemple, pour un poste de service client, des comportements tels que l’écoute active, la résolution proactive des problèmes et la communication claire peuvent être évalués. Un groupe de discussion avec des chefs de département pourrait révéler que les compétences en gestion du stress et en négociation sont également essentielles pour certains rôles.
De plus, il peut être utile de comparer les comportements des employés performants avec ceux qui ont des difficultés pour identifier les compétences manquantes. L’utilisation d’analyses de performance historiques et de feedback régulier peut enrichir cette étape. En finalisant cette phase, vous aurez une vision claire des compétences à développer pour chaque rôle, assurant ainsi une formation ciblée et efficace.
Étape #3 : Evaluer les compétences pouvant faire l’objet d’une formation
Après avoir identifié les connaissances, compétences et les comportements attendus, il est essentiel de déterminer lesquels peuvent être développés par le biais de la formation. Certaines compétences/connaissances doivent être des prérequis dès le recrutement de l’employé. Par exemple, un vendeur doit déjà être capable de nouer des conversations avec des inconnus de manière fluide. Celles qui peuvent être apprises ou améliorées grâce à la formation doivent être ensuite évaluées.
Pour cela, il est important d’évaluer dans quelle mesure vos employés possèdent déjà ces compétences. Vous pouvez utiliser des évaluations de performance et des évaluations spécifiques pour chaque compétence. De plus, solliciter plusieurs évaluateurs, tels que des pairs, des superviseurs ou des subordonnés permet d’obtenir un retour d’information à 360°: une vision plus complète et objective des compétences de chaque employé.
Par exemple, pour évaluer la capacité de gestion de conflit d’un manager, vous pouvez organiser des jeux de rôle où l’employé doit résoudre un conflit simulé entre deux membres de son équipe.
Il peut également être utile de comparer les compétences actuelles des employés avec celles requises pour leurs rôles respectifs. Cela permet d’identifier les écarts et de prioriser les compétences à développer en formation.
Par exemple, si un analyste de données à des compétences techniques solides mais manque de compétences en communication pour présenter ses résultats, une formation ciblée en communication efficace sera bénéfique.
En complétant cette étape, vous aurez une vue assez claire des compétences qui peuvent être développées et de celles qui nécessitent une intervention différente, comme le recrutement ou le coaching individuel. Cela garantit que vos programmes de formation sont pertinents et efficaces, répondant précisément aux besoins de développement de votre personnel.
Étape #4 : Identifier les lacunes
En évaluant les compétences dans l’étape 3, vous pourrez ensuite déterminer clairement où des améliorations sont nécessaires. Cette analyse vous permettra également d’identifier combien d’employés nécessitent une formation et dans quels domaines spécifiques.
Pour ce faire, définissez ce qui constitue un écart de performance significatif. Ce seuil variera naturellement d’une organisation à l’autre, en fonction de ses standards et objectifs spécifiques, définis dans la 1ère étape. Par exemple, une entreprise pourrait considérer qu’un employé qui atteint moins de 70% de ses objectifs de vente mensuels a un écart de performance nécessitant une formation.
Une fois les lacunes identifiées, il est important de prioriser les domaines nécessitant une formation. Par exemple, si plusieurs employés d'un département montrent des faiblesses en gestion du temps, une formation collective pourrait être plus efficace. En revanche, des lacunes spécifiques et individuelles pourraient nécessiter des formations personnalisées.
Enfin, en déterminant le seuil d'un écart de performance, vous assurez que seules les compétences vraiment nécessaires sont ciblées pour la formation. Cela optimise les ressources de formation et garantit que les efforts sont concentrés là où ils auront le plus grand impact.
Étape #5 : Hiérarchiser les besoins de formation
Après avoir identifié les lacunes en matière de performances et de connaissances, les employeurs doivent déterminer l'importance relative des différents besoins de formation. Pour cela, il est crucial de prendre en compte la criticité de chaque compétence pour l'entreprise ainsi que le pourcentage de la main-d'œuvre nécessitant une formation dans ce domaine.
Commencez par évaluer la criticité de chaque compétence. Par exemple, si la capacité de gestion de projet est essentielle pour la réussite des projets stratégiques de l'entreprise, cette compétence doit être priorisée. Ensuite, examinez combien d'employés ont besoin de cette formation. Si une grande partie de votre équipe manque de compétences en communication efficace, cette formation pourrait également être une priorité élevée.
Pour hiérarchiser les besoins de formation, vous pouvez utiliser une matrice d'importance-impact. Classez les compétences selon deux axes : leur importance stratégique et le niveau d'écart observé. Cela vous aidera à visualiser quelles formations doivent être priorisées.
Une fois vos besoins de formation classés par ordre de priorité, il ne reste plus qu'à déterminer les méthodes de formation les plus efficaces. Cela pourrait inclure des ateliers, des cours en ligne, du mentorat ou des sessions de formation en présentiel. Par exemple, pour une formation en communication efficace, des ateliers interactifs et des jeux de rôle peuvent offrir des résultats optimaux.
Enfin, mettez en place des cadres d'évaluation pour mesurer l'efficacité de la formation. Cela peut inclure des tests avant et après la formation, des évaluations continues et des feedbacks réguliers pour s'assurer que les compétences acquises sont appliquées efficacement au travail.
En suivant cette approche, vous vous assurez que les ressources de formation sont allouées de manière optimale, répondant aux besoins les plus critiques et ayant le plus grand impact sur les performances de l'entreprise.
Découvrez une synthèse de ces étapes dans ce carrousel :
